Organiser un événement d’entreprise : Idées, étapes et recommandations pour réussir !

Ces dernières années, l’organisation d’événements d’entreprise a fait des progrès considérables. En réalité, de nos jours, il ne suffit pas de maîtriser la conception, la planification et l’exécution de l’événement, la réservation de l’espace, etc. Cette base de l’organisation d’événements n’est plus suffisante pour assurer le succès d’un événement car elle est accessible à chacun et que tout le monde voit les choses en grand ! Pour vous aider à vous détacher, nous allons décomposer, une par une, les lignes directrices qui sont essentielles pour organiser un évènement remarquable.

Le brief de l’événement

La réunion préparatoire de l’organisation de l’événement est un indispensable pour garantir une bonne gestion de l’événement, vous donnant une idée clé de ce que le client attend réellement en vous engageant. Il détaille les objectifs de l’événement, la date, le lieu, le type d’événement attendu.

N’oubliez pas qu’il existe différents types d’événements pouvant être réalisés, tels que des séminaires, des afterworks, des voyages, etc.

Les objectifs

Il est très important de savoir quels objectifs vous souhaitez atteindre une fois l’événement organisé, quelle est votre philosophie et le message que vous voulez transmettre à vos invités. Sans objectif, il est impossible de détacher une ligne directrice.

Les invités

Sans invités, il n’y a pas d’événement. L’une des actions les plus importantes lors de l’organisation d’un événement est la création et la définition de la liste des invités, ainsi que la création de l’invitation elle-même et la diffusion et la confirmation de l’invitation. Souhaitez-vous faire un événement interne à l’entreprise (salariés, direction) ou externe (prospects, clients) ?

Choisir le lieu et la date de l’événement

L’un des facteurs les plus importants est de trouver un lieu qui nous aide à transmettre le message objectif de l’événement et de choisir une date qui favorise la majorité de nos invités.

À titre de recommandation, les meilleurs jours pour une forte fréquentation sont les mercredis ou les jeudis, pour autant qu’ils ne coïncident pas avec des jours spéciaux tels que des vacances ou des jours qui coïncident, par exemple, avec un match de football important. Vous devez également analyser les avantages et les inconvénients de l’espace choisi. Pour organiser un séminaire à Annecy, le centre de congrès semble être une excellente option.

Budget

L’organisation d’événements nécessite un budget. Nous vous recommandons de faire l’inventaire de tout ce dont vous aurez besoin et que l’espace ne possède pas, comme le matériel de sonorisation, le projecteur, les sièges, les pupitres, la décoration, le personnel, la restauration, ainsi que le montage et le démontage de l’événement, les affiches, les accréditations, etc.

Les invitations

Outre la grande variété de modèles et de formats de modèles existants, tous ont en commun les directives ou informations suivantes :

  • Logo l’entreprise invitant à l’événement.
  • Le nom de l’hôte
  • Le nom de l’invité
  • Le lieu de l’événement
  • La date et l’heure de l’événement
  • Le plan d’accès au lieu

En ce qui concerne la confirmation, il est conseillé de demander cette exigence afin de pouvoir estimer le nombre de participants avant l’événement. Cela aidera à organiser la sécurité, à déterminer la capacité, le merchandising, etc.

Author: Delphine

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