4 DISPOSITIONS CLÉS À INTÉGRER DANS VOS FUTURS CONTRATS D’ÉVÉNEMENT ET DE RÉUNION

Tout le monde est impatient de commencer à remplacer les appels Zoom par des interactions en face à face et à établir à nouveau des connexions personnelles. Lorsque ce moment viendra, serez-vous prêt à vous lancer et à planifier et exécuter des expériences d’événement qui non seulement engageront, mais laisseront les participants motivés et inspirés ? Aujourd’hui plus que jamais, l’équipe juridique d’ITA Group s’efforce de garantir que nos clients sont protégés en atténuant les risques grâce à des contrats hôteliers bien exécutés.

Nous avons rassemblé les quatre domaines d’intervention suivants essentiels à la création d’un contrat solide qui protège les intérêts des clients dans toute la mesure du possible.

1. Clauses de force majeure dans les contrats

De nos jours, nous semblons tous connaître un peu la langue française. C’est parce qu’aucune clause n’est devenue plus pertinente ces derniers mois que la force majeure .

Bien qu’il ait toujours été nécessaire d’inclure un langage entourant les catastrophes naturelles et les événements indépendants de la volonté de l’une ou l’autre des parties, comment aborder et garantir que la nature dynamique des événements actuels est correctement contractée ?

Les avis de voyage, les ordonnances d’abri sur place et les réglementations gouvernementales – qui incluent les restrictions de groupe, l’utilisation de masques et la distanciation sociale – jouent tous un rôle majeur dans la détermination de la probabilité d’une opération et d’un succès d’événements par l’agence événementielle à Strasbourg MK4event. Chaque programme dictera une approche sur mesure, mais les événements de force majeure tels que les épidémies, les réglementations gouvernementales et les pandémies devraient être au centre de tout contrat de planification au cours des 12 à 18 prochains mois. Les parties devraient également envisager d’incorporer des délais d’exécution, car cela servira à atténuer la nature subjective de l’interprétation au milieu d’une crise. Enfin, le langage de force majeure doit toujours être mutuel et permettre une annulation complète (pas un report) et un remboursement rapide de tous les acomptes.

Conseil de pro : il existe des cas où un événement de force majeure peut ne pas nécessiter une annulation complète. Les parties devraient envisager un verbiage qui traite de la performance partielle en raison d’un pourcentage de participants incapables d’assister. Si le client choisit de continuer malgré tout, stipulez que l’hôtel ne facturera pas de frais de dommages pour tout manquement à la performance. Comme l’alternative est une résiliation complète pour motif valable, cela est avantageux pour les deux parties.

COVID-19 Clause

Utilisée comme clause distincte de la force majeure, l’inclusion du langage COVID-19 peut aider à répondre à la préoccupation accrue de contracter et de voyager au milieu d’une pandémie. Cette clause doit refléter les plans d’urgence spécifiques, le verbiage d’annulation/de changement de réservation et les détails de la destination directement liés au coronavirus.

La justification d’une clause unique et distincte est de protéger l’intégrité du langage standard de force majeure.

Il y a quelques années à peine, le virus zika était au premier plan de toutes les négociations contractuelles. Alors que COVID-19 prend sa place aujourd’hui, les parties risquent de limiter leur capacité à exécuter la force majeure en devenant trop granulaires. Comme la notion de force majeure est un événement futur hors du contrôle ou de la connaissance de l’une ou l’autre des parties, la langue doit permettre une interprétation sans restriction.

Conseil de pro : cette clause ne remplace pas des conditions de force majeure bien conçues.

Indentification Clause

En réponse à la pandémie, toutes les grandes marques hôtelières ont mis en place des procédures de sécurité et de santé étendues pour garantir une responsabilité réduite de leurs clients et participants. Cependant, il existe toujours un risque inhérent de causer par négligence une blessure, une maladie ou la mort d’un participant en relation avec l’événement.

Une clause d’indemnisation mutuelle solide est importante pour répartir les risques d’une manière commercialement réalisable pour les deux parties.

Par exemple, si un participant trouve une raison de poursuivre à la fois l’hôtel et le client, mais qu’il est raisonnablement déterminé que cette question est sous le contrôle exclusif d’une partie, ladite partie serait obligée de prendre en charge la défense juridique et de couvrir toutes les pertes et dépenses encourues. conformément à l’indemnité.

Conseil de pro : les indemnités mutuelles transfèrent les coûts potentiels d’une partie à l’autre dans le cas où une indemnisation est nécessaire pour les pertes résultant de ou en relation avec l’accord.

2. Revoir et réviser les plans d’urgence

En 2019, une enquête de l’industrie a révélé qu’un certain nombre de répondants aux planificateurs de réunions n’étaient pas très préoccupés par les problèmes de sécurité et les catastrophes naturelles (13 %) ; et une majorité n’avait pas mis en place de plan écrit de sécurité/préparation aux catastrophes naturelles (72 %).

La pandémie d’aujourd’hui garantit presque que cette mentalité est terminée. Tous les hôtels révisent régulièrement leurs procédures de sécurité à mesure que les directives en cas de pandémie évoluent . Chaque contrat devrait exiger que l’hôtel dispose d’un plan d’urgence. Le plan devrait aborder plusieurs scénarios de crise ainsi que des procédures détaillées en place pour fournir un environnement sain, tels que des stations de désinfection, des marqueurs de distanciation sociale, etc.

Conseil de pro : les plans d’urgence doivent également inclure les mesures que l’hôtel prendra pour résoudre les situations d’urgence, communiquer avec les participants et aider à atténuer tout risque supplémentaire.

3. Transmettre le but de l’événement

Pourquoi rassemblez-vous ce groupe de personnes pour cet événement ? Il est important que votre contrat inclut ces informations.

Si vous avez l’intention de voyager où le but de cet événement est lié à quelque chose qui ne peut avoir lieu qu’à une heure/un lieu spécifique dans cette ville, mais les restrictions de voyage (avec cette ville, cet état, ce pays ou même les restrictions internes du client) font que impossible, vous ne devriez pas être tenu responsable de cet événement.

Par exemple, si une partie s’est engagée à organiser un événement dans un lieu et que le lieu n’est pas en mesure d’accueillir l’événement en raison de COVID-19, l’objectif de la partie contractante a été frustré et le retard de l’exécution ne résoudra pas la frustration (c’est-à-dire parce que l’événement est passé).

Conseil de pro : cette clause nécessitera une conversation avec vos partenaires contractuels pour s’assurer que tout le monde est clair sur ce qui est (et n’est pas) couvert.

4. Se conformer à l’évolution des exigences légales, de sécurité et de santé

Alors que les lois, ordonnances, codes et réglementations applicables continuent de changer, les hôtels doivent reconnaître contractuellement leur devoir de diligence prévu par le droit commun. Cela comprend l’exécution de mesures raisonnables visant à assurer la sécurité et le confort, une formation adéquate de ses employés sur les directives et processus établis en matière de santé et d’hygiène, et la désignation d’un employé de l’hôtel comme agent de liaison pour la communication et les mises à jour toutes les deux semaines. Un langage devrait également être inclus pour adresser la partie responsable des coûts supplémentaires liés à la conformité.

 

 

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Author: Damien

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